¿Qué son los libros?

Los libros son aquellos documentos donde las sociedades constituidas en Colombia, así como las ESAL, dejan constancia de las actas del máximo órgano y sus integrantes, así como de los movimientos de accionistas, socios o asociados, cuando ingresan o se retiran del máximo órgano.

¿Para qué se registran los libros?

Además de ser una exigencia legal, la información que consta en los libros es plena prueba frente a terceros, garantizando seguridad y confianza en las decisiones que se toman.

¿Quiénes deben registrar libros?

• Las sociedades civiles y comerciales.
• Las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) del sector real y solidario.

¿Qué libros se deben registrar?

Las sociedades civiles y comerciales deben registrar:

• Libro de registro de accionistas y libro de actas de asamblea de accionistas: para las sociedades anónimas, las sociedades por acciones simplificadas y las sociedades en comandita por acciones
• Libro de registro de socios y de actas de junta de socios: para las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades en comandita simple y empresas unipersonales.

Las ESAL deben registrar:

• Libro de actas del máximo órgano social. Conoce la guía sobre elaboración de actas aquí >
• Libro de registro de asociados o de quienes conforman el máximo órgano.

Importante:

• No se pueden llevar simultáneamente los libros físicos y electrónicos.
• La duración de los libros electrónicos es de 1 año para su conformación y para los físicos, cuando se agoten las hojas.
• Si eres del programa Afiliados Primero®, el registro de libros es obligatorio para mantener tu afiliación.
• Si vas a realizar la solicitud por primera vez, verifica en los estatutos el nombre del máximo órgano social y la denominación de las personas que lo componen.

Paso a paso para registrar los libros físicos de manera virtual

Puedes hacerlo de forma presencial en nuestras sedes o a través del servicio de inscripción virtual, que te permite solicitar los libros físicos de manera virtual, para recibirlos en tu casa u oficina o reclamarlos en una de nuestras sedes.

1. Ingresa a tramites.camaramedellin.com.co
2. Haz clic en “Haz tus trámites virtuales aquí” o ingresa directamente haciendo clic aquí >
3. Ingresa con tu usuario o créalo. Conoce cómo con este tutorial >
4. Selecciona la empresa para la cual vas a solicitar los libros (si no te aparece, debes solicitar la autorización. Conoce más aquí >
5. Selecciona la opción de Inscripciones virtuales y luego el servicio “Solicitud virtual de libros físicos”.
6. Diligencia la información de los libros que vas a solicitar, haciendo clic en el botón “Solicitar libro” para activar la sección del libro que requieras, y en cada sección indica:
   1. Código del libro: indícalo por medio de letras o números y letras. Eres libre de elegir el código de preferencia.
   2. Cantidad de hojas: indica cuantas hojas requieres.
7. Indica de que tamaño (carta u oficio) y orientación (vertical u horizontal) prefieres las hojas. Normalmente se acostumbra imprimir los documentos en tamaño carta vertical.
8. Indica si quieres recibir los libros a domicilio o reclamarlos en una sede (debes indicar cuál).
9. Selecciona el representante legal que firmará la solicitud de libros. 
10. Verifica que la información de la solicitud esté correcta a través de la vista previa y selecciona “He leído y acepto el contenido de este documento”.
11. Tu trámite será revisado por un funcionario de la Cámara. Si todo está bien, pasará a firma y pago. Conoce cómo hacerlo aquí >

Si en las actas que imprimas en el libro tienes decisiones sujetas a registro, debes radicarlas en nuestras sedes o radicador virtual.

Si en el acta se aprueba una reforma parcial o total en una Sociedad por Acciones Simplificada, puedes usar nuestro servicio virtual. Conócelo aquí >

Paso a paso para solicitar la inscripción de los libros electrónicos

1. Ingresa a tramites.camaramedellin.com.co
2. Haz clic en “Haz tus trámites virtuales aquí” o ingresa directamente haciendo clic aquí >
3. Ingresa con tu usuario o créalo. Conoce cómo con este tutorial >
4. Selecciona la empresa para la cual vas a solicitar los libros (si no te aparece, debes solicitar la autorización. Conoce más aquí >
5. Selecciona la opción de Inscripciones virtuales y luego el servicio “Solicitud de inscripción de libros de comercio por medios electrónicos”.
6. Elige los libros que deseas inscribir haciendo clic en “Solicitar libro” y diligencia la información que se solicita.
7. Selecciona y diligencias la información del representante legal o revisor fiscal que firmará la solicitud de libros con clave segura. 
8. Verifica que la información de la solicitud esté correcta a través de la vista previa y selecciona “He leído y acepto el contenido de este documento”.
9. Si ya tenías libros físicos inscritos, debes adjuntar una certificación del contador o revisor fiscal, si se tiene, informando qué pasó con los libros anteriores (ej: agotamiento, extravío, daño, etc.).
10. Tu trámite será revisado por un funcionario de la Cámara. Si todo está bien, pasará a firma y pago por PSE o en sedes de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia. Conoce cómo hacerlo aquí >

Paso a paso para solicitar la conformación de los libros electrónicos

Para usar esta opción debes verificar que ya cuentes con libros electrónicos registrados.

Sigues los pasos del 1 al 5, informados para solicitar la inscripción de los libros electrónicos.

1. Selecciona “Iniciar nuevo trámite”, luego la opción de “Inscripciones virtuales” y luego el servicio “Conformación de libros registrados en medios electrónicos”.
2. Elige el o los libros que vas a conformar haciendo clic en “Agregar conformación”
3. Diligencia la información solicitada. Guarda y continúa.
4. Adjunta el documento en PDF, verificando que tenga una firma electrónica o digital válida.
5. Selecciona los firmantes según el libro que vas a conformar.
   • Si solo vas a conformar el libro de actas, puedes escoger uno de los siguientes firmantes: representante legal, presidente o secretario de la reunión.
   • Si solo vas a conformar el libro de accionistas, el firmante debe ser el representante legal.
   • Si vas a conformar el libro de actas y el libro de accionistas o socios en una misma transacción, el firmante debe ser el representante legal.
6. Verifica que la información de la solicitud esté correcta a través de la vista previa y selecciona “He leído y acepto el contenido de este documento”.

Envía a firma. Conoce cómo hacerlo aquí >
Este trámite no tiene costo.

Finalizado el trámite, la persona jurídica recibe en su correo electrónico de notificación judicial un enlace para descargar por una sola vez el archivo que conforma el libro electrónico. Ten presente que la Cámara de Comercio no guarda los archivos enviados en las solicitudes de conformación de libros en medios electrónicos.

RECUERDA: los libros electrónicos tienen una duración de 1 año. Durante ese tiempo, no puedes solicitar libros físicos.

Si en las actas que conforman el libro electrónico tienes decisiones sujetas a registro, debes radicarlas en nuestras sedes o en el radicador virtual.

Si en el acta se aprueba una reforma parcial o total en una Sociedad por Acciones Simplificada, puedes usar nuestro servicio virtual. Conócelo aquí >

Mira el manual completo aquí >